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Consejos para organizar eventos exitosos

Organizar un evento no es tarea fácil, debes tener en cuenta un número de factores que debes analizar profundamente para poder asegurarte de que tu evento será exitoso. Te daremos 9 consejos para que organices tus próximos eventos con mucho éxito.

  1. Debes definir tu objetivo. En primer lugar, debes saber cual es el objetivo de este evento. Es un proceso que suena inútil pero formular el objetivo con detalle dependerá del concepto, diseño, tiempo y duración que tendrá el evento. Es bueno abrir la mente para innovar y mostrar un lado originalmente creativo.
  2. Programar. Debes tener en mente todo el proceso que conlleva hacer un evento y tener un documento alocando todas las tareas y personas encargadas de esas tareas para que todo esté organizado. Esta lista debe estar disponible para todo el equipo del evento.
  3. Programar. Es de suma importancia saber y definir el contenido que sera presentado en el evento, ya que esto sera lo que va a captar la atención del público presente y si no hay contenido de calidad no mejoraras la experiencia ni llamaras la atención de las personas que quieres. Intenta sorprender a tu público con expectativas que no se imaginarían para conllevar un evento memorable.
  4. Presupuesto. Tienes que detallar todas las tareas que haya pero a la vez presupuestarlas para tener un número presupuestado en mente.
  5. Tecnología. Hoy en día la tecnología es parte de muchos eventos y aplicada para ofrecer una experiencia original y dinámica. Como por ejemplo audiovisuales, realidad virtual, mapping, entre otras cosas. Estas técnicas proporcionan una experiencia creativa y con nuevos formatos.
  6. Ubicación Debes comprobar en persona la ubicación del evento y también tener un plan B por cualquiera situación inesperada que pueda ocurrir. Es importante tener estos posibles imprevistos en mente para poder actuar con rapidez.
  7. Asignar tareas. Distribuye entre los miembros de tu equipo las diferentes tareas y objetivos de cada tarea para poder empezar a preparar todo antes del evento y asegurarte que tu equipo esté cumpliendo con todo.
  8. Marketing. Usando esta herramienta debes empezar a comunicar tu evento de manera constante antes, durante y después del evento. El tipo de evento y el significado del evento.
  9. Feedback.
Después de realizar el evento es muy importante acudir a los participantes del evento y preguntar por recomendaciones acerca del evento. ¿Les gusto? ¿Les disgusto? ¿Qué se puede mejorar? entre muchas otras cosas que ayudaran a eventos en el futuro.

Siguiendo estos simples consejos debes poder llevar a cabo un evento espectacular donde el mensaje y propósito que tienes en mente sera transmitido. Si estás corto de tiempo o simplemente necesitas ayuda extra debes contactar con algún profesional en organización de eventos en Bogotá para que te ayude con su experiencia y profesionalismo.

Cómo hacer crepes

A continuación explicaremos detalladamente cómo hacer crepes de forma casera. La elaboración del crepe tradicional es muy básica pero a la vez bastante versátil. Se pueden hacer al gusto, ajustar el tamaño, el grosor y también experimentando con diferentes gustos y aromas. Se puede comer en el desayuno, almuerzo o cena, las posibilidades son muchas y tú pones el límite.

Los ingredientes que necesitaras para hacer específicamente 8 unidades de crepes son: 2 huevos L, 110?g de harina de repostería, 240ml leche, 15ml azúcar (opcional), 2?g de sal, ralladura de limón al gusto, esencia de vainilla y mantequilla o aceite como prefieras para cocinarlas. Ahora es muy importante prestar atención al proceso de como hacer la masa de crepes. La masa de crepes se puede empezar a hacer con una batidora. Debes empezar disponiendo los huevos en el recipiente que vas a usar para la preparación. Añadir las medidas de la leche, azúcar, sal, ralladura de limón y batir batir batir. Después debes añadir la harina tamizada y seguir batiendo hasta que este no tenga ningún grumo. Dejar reposar por aproximadamente 30-60 minutos en la nevera.

Luego de esperar debes engrasar con mantequilla o aceite la sartén que usaras para cocinar los crepes. Deja que el sartén se precaliente un poco antes de echar algo. Echar aproximadamente 60ml de una porción de masa justamente en el centro del sartén, y a la misma vez sujetando la sartén fuera del fuego, girar para que esta se expresa por toda la superficie. Si la temperatura está muy caliente debes bajarla un poco para que este se cocine de manera lenta por uno o dos minutos. Dar una vuelta con una espátula cuando tu crêpe ya esta dorada y se puede despegar con facilidad y dorar por un minuto más el lado contrario.

Finalmente, cuando ya tu crepe esta dorada por ambos lados debes meterlas en un plástico film parque este no se reseque y puedas seguir cocinando los otros crepes. También puedes prender el horno y tenerlo en una temperatura estándar para que los crepes sigan calientes cuando termines de cocinar el resto. Si prefieres ayuda con la preparación del crepe, deberías contactar con un cocinero profesional de Bogotá.

¿Cuánto cuesta organizar un evento?

A la hora de organizar un evento en Bogotá es muy importante tener en cuenta ciertos factores monetarios para saber que puedes incluir o no en tu evento. Veras 5 gastos clave que proporcionan al costo total que puede venir con organizar un evento. Debes tener en cuenta que las cifras usadas aquí son basadas en nuestra experiencia.

Asumiremos que el evento será de aproximadamente 300 invitados. Debes tener en mente los gastos/inversión que tendrás. También puedes contactar con un profesional acerca de eventos para que te haga una propuesta en Bogotá.

Ubicación (lugar) El lugar del evento es uno de los primeros gastos que vas a tener. Si escoges un hotel, un teatro, sala de cine, etc va a haber una variedad de precio. Si el lugar es céntrico o si hay suficientes estacionamientos y factores que harán el precio variar. El precio puede variar mucho pero una sala para 300 personas en Bogotá puede costar entre $1.500 - $2.000 (5,656,200.00 pesos colombianos) por jornada de 09:00 AM - 14:00 PM.

Sistema de sonida e imagen (técnicos) Si no tienes a ningún técnico en tu equipo debes conseguir por lo menos a uno de ellos. Hay muchas empresas que ofrecen este tipo de servicios cuando vas a alquilar el local del evento pero si no te puede costar aproximadamente $125 - $150 (565,620.00 pesos colombianos).

Mobiliario: Al organizar un evento una de tus prioridades deben ser los patrocinadores. En la mayoría de los eventos los patrocinadores ayudan económicamente para que se realice el evento pero a cambio debes ofrecerles un stand en tu evento para que puedan ofrecer sus productos o servicios durante el evento. Estos stands estarán a cargo tuyo. Si asumimos que serán 5 patrocinadores, el mobiliario puede costarte alrededor de $100 - $350 (1,131,240.00 pesos colombianos).

Intermedio (café): Una gran mayoría de eventos incluye un desayuno o comidas antes, durante y después del evento. Por ello es fundamental ofrecer este desayuno a tus asistentes y personas que atiendan al evento. Este coste puede estar valiendo como $1.700 (6410360.00 pesos colombianos), ya que estarías incluyendo a tus asistentes del evento y los invitados que asistirán.

Software para eventos: Es importante contar con un software para gestionar todo del evento. Desarrollo de la web o app del evento que ayuda a generar networking orgánico, ticketing y pagos Si es una web te puede costar $150 (565620.00 pesos colombianos).